Személyes számfejtési fiókok

A WebBér online felületén a személyek létrehozhatnak maguknak számfejtési fiókokat. A fiókjukba e-mail címük és a jelszavuk megadásával léphetnek be.
A rendszer indulásakor a számfejtési fiókokat a Novitax bérszámfejtő programja is létrehozhatja, és feltöltheti a személy adatokat a számfejtési fiókokba.

A személyek a számfejtési fiókjukban hozzáférhetnek személyi adataikhoz, kezdeményezhetik az azokban bekövetkező változások átvezetését, megtekinthetik beosztásukat. Elektronikus formában vezethetik a jelenléti ívüket, szabadságot igényelhetnek, és jelezhetik az egyéb távolléteiket.

Levelezhetnek munkáltatójukkal, és dokumentumokat, csatolt mellékleteket küldhetnek egymásnak. A bérszámfejtő program a személyek fiókjaiba tölti fel a számfejtés elszámolási dokumentumokat (számfejtő lap), az adatszolgáltatásokat (pl. M30-as adatlapok) az igényelt egyéb dokumentumokat (pl. munkáltatói igazolás), és az igényelt vezetői információkat.

Beosztás tervezés

A számfejtési fiókok létrehozhatók munkaügyi, munkaszervezési funkciókat ellátó jogosultságokkal is (koordinátorok, művezetők stb.). Az ilyen jogosultsággal rendelkező felhasználók elkészíthetik a hozzájuk tartozó (a csoportjukba tartozó) személyek beosztásait. A beosztások elkészítését beosztás tervező funkció segíti. A koordinátorok a tényleges jelenlétek alapján vezetik a munkaidő nyilvántartását (napi, és óra/perc bontású munkaidő analitika), elbírálhatják a szabadság igényeket, szabadságokat rendelhetnek el.

Szabadság nyilvántartás

A számfejtési fiókból a tervezhető távollétek (szabadságok, fizetés nélküli szabadságok stb.) az év bármelyik időszakára igényelhetők. Az igényelt távollétekről értesítést kap a szabadságok engedélyezésére, és a helyettesítésre kijelölt személy. Akinek ehhez van jogosultsága, véglegesítheti, vagy visszautasíthatja a távolléti igényt. Döntéséről a WebBér értesíti az igénylőt és a helyettesét is.
Távollétet cég és csoport szinten a munkáltató is elrendelhet, amelyről a WebBér szintén értesítést küld az érintett személyeknek.
A szabadságot elbíráló akár a kivett napok szerinti sorrendben megnézheti a kivett, az igényelt és az engedélyezett szabadságokat.

Vezetői információk

Az ilyen jogosultsággal rendelkező személyek számfejtési fiókjaiba tölthetők fel a bérszámfejtő programból kinyerhető vezetői információk (pl. bérköltség megoszlás, akár projekt szinten, közterhek alakulása stb.).

Jelenlét vezetése

A WebBér használata esetén nem szükséges kézi jelenléti ív vezetése. A személyek a számfejtési fiókjukba bejelentkezve, akár mobil eszközön (pl. telefon, tablet stb.) is elektronikusan vezethetik a jelenléti adataikat, óra/perc pontossággal, költségviselőnkénti (munkaszám, projekt szám stb.) bontásban. A jelenléti íven tehát jelölni lehet az előre nem tervezett távolléteket (pl. betegség, rendkívüli szabadság stb.), és a ténylegesen ledolgozott időt, óra, perc pontossággal.

Személyi adatok kezelése

A számfejtési fiókokban nyilvántartott személyi adatokat induláskor a Novitax bérszámfejtő programja feltölti a WebBér adatbázisába, a feltöltött adatok a személyes fiókokba lépve megtekinthetők és módosíthatók. A személyi adatváltozások egyik oka lehet az, hogy a bérszámfejtő program hibás adatokat tart nyilván, a másik, hogy azok változtak, változnak (pl. gyermek született, megváltozott a személy neve, elérhetőségi adatai stb.), így azt nem a bérszámfejtőnek kell rögzítenie. A személyi adatváltozások szinkronizálással (automatikusan) kerülnek át a bérszámfejtő programba (ismételt rögzítés nélkül).

Bejelentések (T1041 és társai) soron kívüli küldése

Az adatváltozások közül speciális a jogviszony létesítéséhez, megszűnéséhez szükséges bejelentések elküldése. Ezeket a változásokat is lehet a WebBér online felületén jelezni, amely jelzéseket a program soron kívül (azonnal) továbbít a bérszámfejtőhöz, hogy a bejelentéshez előírt határidőket be lehessen tartani, akkor is, ha külső cég számfejt.

Megkönnyíti a belső kommunikációt

A számfejtési fiókjukból a személyek akár egy eseményhez (pl. táppénz), akár eseménytől függetlenül üzenetet küldhetnek a felettesüknek, az üzenetekhez digitalizált mellékletek (pl. táppénzes papír) is csatolhatók.

Az időszaki számfejtési elszámolások (számfejtési lap, stb.), valamint a munkaviszony keletkezéséhez, megszűnéséhez kapcsolatos dokumentumok automatikusan töltődnek fel a számfejtési fiókokba.

A Bérszámfejtő program a számfejtési fiókokba tölti fel a személyeket érintő előírt és kötelező adatszolgáltatásokat (pl. M30-as adatszolgáltatás).

A munkavállalók ezen a felületen igényelhetnek igazolásokat (pl. munkáltatói igazolás), és ide is kapják vissza azokat.